BÜROORGANISATION

Acht Tipps für eine gelungene Urlaubsübergabe

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Unser BackOffice-Team hat für Sie acht praktische Tipps für ein gelungenes Handover vor dem Urlaub zusammengetragen – damit Sie entspannt Ihre Urlaubstage genießen können.

Tipp 1: Kündigen Sie Ihre Abwesenheit frühzeitig an

Informieren Sie Ihre Kollegen, Projektpartner und Kunden eine bis drei Wochen im Voraus über Ihren Urlaub, z. B. mit einer Notiz in der Mail oder auch während eines Telefonats. So können sie sich auf Ihre Abwesenheit einstellen und offene Fragen im Vorfeld klären. Ein Beispiel für die Signatur:

  • Übrigens: Vom TT.MM.JJJJ bis einschließlich TT.MM.JJJJ bin ich im Sommerurlaub.
  • By the way: I will be on summer vacation from month.day.year to month.day.year.

Tipp 2: Erstellen Sie einen Ablageplan

Damit Dokumente von Ihrem Kollegen korrekt abgelegt werden, fertigen Sie im Vorfeld einen Ablageplan an. Dieser Plan gibt Auskunft darüber, wo was und wie abgelegt ist und wird. Übergeben Sie eine Kopie davon Ihrem Kollegen und kleben Sie diese zum Beispiel auch an die Innenseite der Schranktür, in dem Sie Ihre Unterlagen/Ordner aufbewahren.

Tipp 3: Legen Sie eine Übergabemappe an

Hinterlassen Sie Ihrem Kollegen eine geordnete Mappe mit allen notwendigen Dokumenten. In einer sinnvollen Reihenfolge können Sie hier alle relevanten Unterlagen abheften – und ersparen Ihrem Team so eine Menge Arbeit. Fügen Sie alle wichtigen Informationen ein und formulieren Sie Ihre Anweisungen klar und verständlich. Ein Inhaltsverzeichnis sorgt für Übersichtlichkeit.

Ihre Vertretung benötigt beispielsweise folgende Daten:

  • Passwörter und Zugänge (ggf. verklausuliert)
  • Tägliche Aufgaben (s. Tipp 4 Checkliste), z. B.: Wie wird mit Ihrer Post oder Kundenanfragen verfahren?
  • Laufende Projekte: Welche Rolle übernimmt Ihre Vertretung im Projekt? Welche kurzfristigen Aufgaben stehen an?
  • Termine: Deadlines, Meetings, Präsentationen etc.
  • Vollständige Kontaktdaten aller wichtigen Ansprechpartner

Tipp 4:  Fertigen Sie eine Checkliste für Routineaufgaben an

Mit einer Checkliste erleichtern Sie es Ihrem Kollegen, bestehende Routineaufgaben schnell und mühelos zu bearbeiten. Vor der Einweisung kann sich Ihr Kollege schon mit der Checkliste vertraut machen und dann während Ihrer Erklärungen die einzelnen Arbeitsabschnitte parallel durchgehen.

Tipp 5: Erstellen Sie für wichtige/komplexe Projekte separate Ordner

Ihre Urlaubsvertretung wird eventuell auch laufende Projekte betreuen und einzelne Aufgaben innerhalb des Projektes bearbeiten. Legen Sie zu diesem Zweck einen speziellen Ordner an, der alle Dokumente beinhaltet, die das Projekt betreffen. Sprechen Sie mit Ihrem Kollegen ab, dass er diesen Projektordner auch bestücken darf. Auf diese Weise können Sie nachvollziehen, was während Ihrer Abwesenheit abgelaufen ist.

Tipp 6: Bereiten Sie ein Telefonnotiz-Formular vor

Ihr Kollege vertritt Sie auch am Telefon. Nicht immer wird er den Gesprächsinhalt abschließend klären können. Sprechen Sie mit ihm ab, dass er in solchen Fällen eine aussagekräftige Telefonnotiz für Sie erstellt. Bereiten Sie hierfür am besten ein Telefonnotiz-Formular vor, von dem Sie ihm genügend Kopien überlassen.

Tipp 7: Abwesenheitsnotiz erstellen

Bevor Sie sich verabschieden, aktivieren Sie die Weiterleitung Ihrer Telefonanrufe oder Ihren Anrufbeantworter mit einer freundlichen, informativen Ansage. Kümmern Sie sich auch um Ihre E-Mails: Richten Sie eine Weiterleitung an Ihre Vertretung ein oder eine Abwesenheitsnotiz über Ihr E-Mail-Account, beispielsweise:

  • Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro und werde Ihnen dann schnellstmöglich antworten. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Albert (a@b.de).
  • Thank you for your message. I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on month.day.year and will answer your e-mail as quickly as possible. Your e-mail will not be forwarded. In urgent cases please contact my colleague Ms Albert (a@b.de).

Tipp 8: Legen Sie einen passenden Termin für die Einführung fest

Führen Sie Ihre Vertretung mit genügend Zeit, systematisch und verständlich in die Aufgaben ein. Die Zeit, die Sie hier investieren, lohnt sich! Idealerweise stimmen Sie einen für beide passenden Termin schon ein paar Tage vor Ihrem Urlaub ab, damit eventuelle Fragen noch rechtzeitig geklärt werden können. Am letzten Arbeitstag reicht dann eine kurze Information über den aktuellen Stand der Dinge. Für das Maß an Details und Hintergrundinformationen gilt: so viel wie nötig, so wenig wie möglich! Hier kommen Ihre Kommunikationsfähigkeiten zum Einsatz. Und falls Sie das Gefühl haben, daran könnten Sie noch arbeiten: In unserem Coaching-Kompaktseminar lernen Sie in fünf Tagen die Grundlagen des Coachings kennen und stärken Ihre Kommunikationskompetenz. ;-)

Anregungen, Kommentare oder Fragen?

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Einen schönen Urlaub und eine gut gelaunte Rückkehr wünscht Ihnen das Officeteam der Akademie Susanne Weber!



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